Mengukur Efektivitas Team

Seri SOBAT - Semua Orang Bisa Hebat - Artikel #040



Sering orang terkecoh dengan tampilan luar dari sebuah team, karena banyak team yan tampak akrab dan solid ternyata tidak menghasilkan kinerja yang tinggi. Mereka hanya akrab untuk berkumpul bersama, bercengkerama dan membuang waktu namun tidak produktif.

Bahkan ada pula yang tampak produktif tetapi sebenarnya tidak menghasilkan apa-apa. Kok bisa?Keadaan seperti ini biasanya akan sanat membuat frustrasi team leader atau para anggota team itu sendiri, tanpa tahu kenapa mereka bekerja sia-sia.

Untuk itu SOBAT menyusun metoda untuk menganalisis efektivitas kerja team yang dapat dengan mudah dilakukan oleh team itu sendiri, dan memang hars demikian karena para anggota team-lah yang tahu dengan sebenarnya bagaimana suasana dan kehidpan team mereka.

Dengan memahami formulasi team berkinerja hebat dan mencoba mempraktekkannya anda boleh berharap team akan menghasilkan kinerja yang menggembirakan. Namun mengingat begitu banyak hal yang harus dilkukan dan diperhatikan dalam mengelola sebuah team, harapan anda itu tidak selalu dapat terwujud. Dalam hal demikian team anda hendaknya melakukan analisis dan evaluasi yang menyeluruh dan rinci mengenai efektivitas kerja team anda.

Kritikal vs Efektivitas

Dua faktor utama penyebab tidak efektifnya sebuah team yaitu:
  1. Mengerjakan hal yang salah, tidak kritikal, atau hal yang sebenarnya tidak perlu dikerjakan - dikenal dengan istilah ‘doing the wrong things’, dan
  2. Tidak efektif - tidak mengerjakan hal yang benar, yang seharusnya dilakukan atau ‘not doing the right things’.
Diagram dibawah ini menggambarkan keadaan yang dapat terjadi pada sebuah team:

Kotak kiri atas (Right Things Right) menggambarkan kekuatan sebuah team karena team telah mampu melihat hal-hal yang perlu dikerjakan (kritikal) dan mampu pula mengerjakannya dengan benar (efektif).

Namun sering dijumpai team tidak jeli melihat esensi dari tujuan sebuah pekerjaan atau keliru mempersepsikannya sehingga meskipun mampu mengerjakannya dengan benar dan efektif, hasilnya menjadi sia-sia (kotak kanan atas). Disini pilar sense of purpose atau Sadar Tujuan (lihat artikelnya disini) menjadi hal yang penting untuk dikuasai oleh anggota team.

Adapun kotak kiri bawah (Right Things Wrong) menunjukkan bahwa team telah mampu mengidentifikasi hal-hal yang benar, yang memang perlu dikerjakan, namun belum efektif dalam mengerjakannya. Disana-sini masih sering mengalami kesalahan atau kegagalan karena berbagai sebab. Anggota team mungkin belum terampil menanganinya. Namun dengan terus dan terus berusaha memperbaiki kesalahan-kesalahan, team pada saatnya akan mampu melakukannya secara efektif.

Oleh karena itu kotak ini disebut kotak peluang. Pada umumnya team yang berhasil mengalami hal ini di tahap-tahap awal kehidupannya.

Sedangkan kotak kanan bawah menunjukkan bahwa team memiliki beban yang berat untuk dapat berhasil, karena disamping tidak mampu melihat hal-hal yang perlu dikerjakan, team juga tidak memeiliki keterampilan untuk mengerjakannya dengan baik. Peluang team untuk berhasil menjadi sangat kecil dan memerlukan usaha yang lebih berat dan lama untuk mengatasi kedua kelemahan itu.

Dengan demikian, untuk mengukur efektivitas kerja sebuah team, yang harus diamati adalah unsur kritikal atau perlu tidaknya suatu tugas dikerjakan, serta unsur efektif tidaknya tugas itu dikerjakan. Dari sini team dapat meningkatkan kekuatannya atau merubah peluang mejadi kekuatan, atau menghentikan upaya yang sia-sia, atau membuang beban yang memberati team untuk sukses.

SOBAT menyusun kuesioner untuk menganalisis efektivitas team yang memuat 50 tugas, yang dengan mengisi/menjawabnya analisis itu dapat dilakukan oleh team sendiri. Hasil pengisian kuesioner ini kemudian dikelompokkan ke dalam 4 kotak diatas agar mudah mengetahui seberapa banyak kekuatan, peluang, usaha sia-sia dan beban yang dimiliki team.

Pengelompokan dilakukan berdasarkan tingkat efektivitas dan kritikal sebagai berikut:

Rencana Aksi Perbaikan
Pertanyaan penting dari hasil analisis diatas adalah “Mengapa demikian?” dan “Lalu bagaimana?”. Untuk itu anda dapat menggunakan daftar pertanyaan diawah ini untuk membuat rencana perbaikan yang konkrit tentang langkah-langkah yang perlu diambil dan dikerjakan bersama.

Tujuan rencana aksi perbaikan ini yaitu:
  1. Meningkatkan kemampuan team melakukan Right Things Right,
  2. Memindahkan atau merubah hal-hal yang perlu dilakukan oleh team secara efektif dari kotak Right Things Wrong ke kotak Right Things Right, dan
  3. Menghentikan semua tindakan yang mengandung Wrong Things.
Dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan dibawah ini team anda dapat mengembangkan rencana perbaikan dengan sistematis dan membuat langkah-langkah nyata yang diperlukan untuk itu.

  1. Tugas-tugas apa yang sudah efektif - perlu (Right Things Right) yang perlu dipastikan untuk terus dilakukan, atau ditingkatkan?
  2. Bagaimana meningkatkan efektivitas pada tugas-tugas yang sudah efektif – perlu itu?
  3. Tugas-tugas apa saja yang terdapat di dalam kotak Right Things Wrong yang harus ditingkatkan efektivitasnya?
  4. Bagaimana meningkatkan evektivitas tugas-tugas pada butir 3 itu agar berubah dari Right Things Wrong menjadi Right Things Right?
  5. Bagaimana caranya agar dapat menghentikan melakukan tugas-tugas yang tidak kritikal yang terdapat di dalam kotak Wrong Things Right dan Wrong Things Wrong?
  6. Perubahan-perubahan apa yang diperlukan di dalam team yang akan memberikan dampak terbesar pada efektivitas team?
  7. Siapakah yang ditunjuk untuk mengerjakan apa, kapan, dimana, seberapa banyak, dan tujuannya apa?
  8. Bagaimanakah cara untuk menentukan atau melihat kemajuan menuju hanya mengerjakan Right Things Right?
Rencana aksi perbaikan nyata ini hanya akan menjadi kenyataan apabila team anda menindaklanjutinya dengan tindakan yang nyata pula. Tanpa itu tentu hanya akan nyata diatas kertas.

NEXT TOPICS

  • Berpikir 'DAN' bukan 'ATAU'
  • Berpikir Induktif
  • Berpikir Ekstrapolatif
  • Mental KERE
  • Kompromi Bukanlah Win-Win
  • Gagal itu juga Sukses!
  • Tujuan Nan Takkan Pernah Gagal
  • QUIZ Sobat
  • Konsep WEIJI
  • Jangan Menghormati PERBEDAAN!

Very Inspiring Video

Recent Comments