Seri SOBAT - Semua Orang Bisa Hebat - Artikel #019
Karakteristik selanjutnya yang harus dimiliki oleh sebuah tim untuk dapat berkinerja hebat adalah cara kerja yang efektif (effective working procedure). Bilapun tim telah memiliki solusi kreatif atas permasalahan yang dihadapi, namun tidak mampu mempersiapkan cara-cara pelaksanaannya yang efektif, tidak mustahil hasil yang diharapkan tidak akan terwujud. Bahkan seringkali tugas pekerjaan tidak terselesaikan dan orang menjadi frustrasi sehingga akhirnya tim pecah ditengah jalan.
Hal pertama yang harus dilakukan oleh tim yaitu menetapkan tahap-tahap pelaksanaan pekerjaan secara rinci beserta sasaran-sasaran antaranya sebagai milestone. Hindari nafsu untuk menyelesaikan secara terburu-buru (Jawa: grusa-grusu) dengan mengeroyok habis seluruh pekerjaan sekaligus. Ingatlah bahwa tidak semua tugas atau pekerjaan dapat dilakukan secara paralel. Banyak diantaranya memerlukan masukan dari hasil pekerjaan yang lain sebelum dapat digarap dengan baik. Jangan pula dilupakan ada pekerjaan-pekerjaan yang bersifat bottle neck, sehingga tanpa pentahapan yang baik akan terjadi idle (pengangguran) bagi pekerjaan yang lain.
Cara kerja yang efektif menuntut pula adanya pembagian tugas dan peran diantara anggota secara optimal. Ingatlah bahwa inti dari kerjasama adalah kerterlibatan semua pihak. Tanpa pembagian tugas dapat dipastikan akan ada yang menganggur, sementara yang lain bekerja lebih keras. Kedua belah pihak bisa menjadi demotivasi. Dalam pekerjaan yang sesungguhnya, yang tidak mendapat peran akan menarik diri dari kegiatan tim, sementara yang mendapat beban berat akan menggerutu. Bukankah sering kita dengar ungkapan seloroh khas Indonesia, “Little-little to me, salary not up-up”.
Namun perlu diingat pada dasarnya manusia memiliki perbedaan satu dengan yang lain. Meskipun ada hal yang disukai bersama, ternyata masih lebih banyak hal-hal yang tidak disenangi bersama. Tetapi manusia selalu mencoba menggolongkan segala hal, termasuk dirinya. Demikian pula halnya di dalam tim, terdapat kelompok-kelompok orang dengan sifat dan pembawaan tertentu. Dan tim yang baik akan membagi peran dan tugas diantara para anggotanya sesuai gaya dan pembawaan mereka sehingga hasil kerjanya optimal.
Penggolongan yang paling jamak digunakan adalah membagi manusia dalam empat gaya : Driver (Penggerak), Persuader (Perayu), Analyzer (Analis) dan organizer (Pengatur). Penggolongan ini didasarkan pada dua dimensi yakni Tugas dan Emosi. Tugas dikukur dari dua kutub ekstrim yaitu Proses dan Kemanfaatan (Expedience), sedangkan emosi dilihat dari Kemampuan mengendalikan diri (Controlled) dan tingkat responsif (Responsive) seseorang dalam berinteraksi dengan orang lain.Pada gambar diatasi diperlihatkan bahwa seorang Driver menggunakan emosinya secara terkendali dan memandang tugas lebih pada sisi kemanfataannya. Sedangkan seorang Persuader berada di dalam kuadran emosi yang responsif dan melihat tugas lebih pada sisi kemanfaatannya. Adapun orang dengan pembawaan Analis cenderung ada di kuadran emosi yang terkendali namun melihat tugas lebih pada prosesnya. Terakhir orang bergaya Organizer melihat tugas lebih fokus pada proses, disertai dengan menggunakan emosinya secara responsif.
Metoda ini bermanfaat dalam membangun tim dengan menyadari bahwa dalam melihat sesuatu setiap orang bisa berbeda cara pandangnya. Sebagai misal, seseorang yang tampaknya tidak terburu-buru dan cepat menyelesaikan sebuah tugas bukan selalu berarti ia lamban, tetapi mungkin karena ia melihat lebih pada sisi prosesnya dan ingin memastikan dulu bahwa ia telah memahaminya secara benar (analis).
Tim yang efektif memanfaatkan semua tipe yang ada. Tanpa driver tim tidak akan mampu menyelesaikan tugas-tugasnya, tanpa perayu tim akan gagal melibatkan semua anggotanya, tanpa pengatur tim tidak akan padu menyatu, dan tanpa analis tim akan kehilangan langkah-langkah kunci. Keempat gaya itu diperlukan untuk membentuk sebuah komunitas yang lengkap, dan membawa komunitas itu tumbuh menjadi sebuah tim.
Secara rinci karakteristik dari keempat gaya diatas diuraikan di dalam tabel yang terdapat pada buku "Semua Orang Bisa Hebat - SOBAT' lampiran 3.
Dengan menggunakan metoda diatas, sebuah tim dapat juga membagi peran para anggotanya sebagai berikut :
• Pengumpul Informasi
• Perancang Solusi Kreatif
• Pelaksana Utama
• Pengendali Kerja
Para Pengumpul Informasi bertugas mencari dan mengumpulkan sebanyak mungkin data serta informasi yang diperlukan, menyusunnya, menguasai sepenuhnya, menjaga kerahasiaannya dari pesaing, serta ‘mengintip’ informasi dari pesaing. Para Perancang Solusi Kreatif kemudian merencanakan solusi akhir dan tahap-tahap pelaksanaannya berdasarkan informasi yang tersedia. Bila hasil rancangannya telah disepakati, maka para Pelaksana Utama lalu memimpin dan mengorganisasikan kerja yang melibatkan semua anggota.
Agar pekerjaan dapat berjalan mulus, para Pengendali Kerja melakukan pengawasan melekat dan cerewet mengingatkan sebelum terjadi kesalahan terutama untuk hal-hal yang detil. Ingat pepatah the devil lies on details. Ini diperlukan karena setiap orang pada saat itu tersibukkan pada tugas mereka sehingga tidak waspada pada berbagai jebakan yang mengintai setiap saat. Mereka juga bertugas mengamati kelemahan prosedur kerja dan memberi usulan untuk perbaikan. Selain itu, mereka sebaiknya memiliki juga wewenang untuk menghentikan kerja bila dianggap tidak efektif.
Mengacu kepada Margerison-McCann Team Management Wheel, pembagian peran dapat dibuat lebih rinci apabila jumlah anggota tim cukup banyak. Margerison-McCann membagi menjadi 8 peran sesuai warna pelangi yang berinduk pada 4 fungsi utama yakni Advisers, Explorers, Organizers dan Controllers. Kedelapan peran itu adalah :
1. Reporter-Adviser : Orang-orang yang suka mencari, mengumpulkan, memelihara dan menyampaikan informasi.
2. Creator-Innovator : Orang yang suka memberikan ide-ide dan cara-cara baru untuk menyelesaikan tugas-tugas.
3. Explorer-Promoter : Orang yang senang mencari kemungkinan serta peluang - peluang baru.
4. Assessor-Developer : Orang yang suka menganalisa alternatif dan mengembangkan ide-ide untuk mengatasi hambatan saat praktek di lapangan.
5. Thruster-Organizer : Orang yang senang bertindak secara nyata dan memperoleh hasil.
6. Concluder-Producer : Orang yang gemar bekerja sistematis dalam mendapatkan output.
7. Controller-Inspector : Orang yang gemar mengamati detil tugas dan mengendalikan atau mengawasi proses kerja.
8. Upholder-Maintainer : Mereka yang gemar menjaga standar-standar dan nilai-nilai, serta kesempurnaan tim.
Warna-warni diatas selain untuk membedakan juga mengandung makna tertentu yang bersesuaian agar memudahkan dalam memahami maupun mengingatnya, sebagai berikut:
Hijau Segar. Hijau adalah warna tanaman yang baru tumbuh. Awal suatu kehidupan dimulai dengan proses pembelajaran dan pengumpulan informasi. Hijau dipilih untuk menggambarkan bagian roda yang berhubungan dengan ide-ide baru dan informasi.
Kuning Cerah. Kuningnya matahari memberikan kehidupan dan gizi kehidupan. Kita tentu merasa lebih baik di hari yang cerah penuh sinar matahari. Oleh karena itu kuning dipilih untuk melambangkan hal-hal yang menjanjikan bagi kerjasama tim
Merah Menyala. Merah melambangkan tindakan atau aksi, serta kehangatan dan gejolak perasaan. Bagian roda yang mengandung warna merah adalah area dimana aksi dilakukan dan kehangatan diperoleh.
Biru Laut. Setelah beraktivitas, tibalah saatnya untuk pendinginan (cooling down). Biru melambangkan hati yang sejuk, serta pikiran yang jernih untuk mengendalikan dan melihat detil kegiatan. Bagian ini merupakan periode refleksi dan pengecekan hasil kerja.
Pembagian peran ini ini sangat membantu dalam memungkinkan keterlibatan semua anggota karena minat, bakat maupun kemampuan yang berbeda-beda. Disamping itu mereka menjadi lebih fokus pada tugas dan bidang masing, tidak saling menunggu tanpa mengetahui siapa mengerjakan apa. Sekali lagi, ini tidak berarti anggota lain tidak boleh membantu mereka sama sekali, tetapi lebih kepada kepastian ada yang memegang pekerjaan itu, dan pemegang peran tidak diperbolehkan memperlakukannya sebagai hak prerogatifnya sehingga menimbulkan sekat-sekat pemisah diantara anggota tim.
