Memberdayakan Team

Seri SOBAT - Semua Orang Bisa Hebat - Artikel #063

Persoalan yang tidak kalah pentingnya bila anda bertanggung jawab sebagai Team Leader atau sebagai Fasilitator bagi sebuah team adalah menciptakan iklim yang hidup, penuh dengan gairah serta motivasi yang membara bagi team anda. Sebagai Team Leader, anda dihadapkan pada dua kesibukan yakni berperan dan bertindak sama seperti anggota team yang lain, namun sekaligus bertanggungjawab pula atas perkembangan team dengan menjadi fasilitator, penggerak dan motivator team.Banyak kelompok kerja yang terbentuk hanya karena mereka memang harus dikelompokkan atas dasar kesamaan tugas, spesialisasi pekerjaan, kesamaan gender, serta berbagai kesamaan yang lain. Pengelompokan seperti ini jelas berbeda platform atau dasar pijakan dengan jiwa pembentukan sebuah team yang justru berlandaskan atas keberagaman dan perbedaan yang dimiliki setiap anggota (building on differencies) baik berupa keterampilan, pengetahuan, bakat, kekuatan fisik maupun pengalaman, latar belakang budaya, sifat dan karakter individu anggotanya.Tentu menjadi tantangan tersendiri bagi team leader atau fasilitator untuk membangun team yang ‘hidup’, yang memiliki dinamika tinggi dan haus tantangan.

Didalam organisasi kerja dan team, memberdayakan membawa beberapa pengertian utama antara lain:

1. Memberikan kekuatan atau menjadikannya berdaya.
2. Memberikan kesempatan bagi anggota untuk memperbaiki organisasi
3. Cara dalam menata (structuring) kewenangan dan tanggung jawab kepada setiap anggota untuk mengendalikan sepenuhnya keputusan yang mereka buat.

TENAGA

Ketiga pengertian diatas semuanya diwarnai oleh satu hal yang sama yakni pendistribusian kekuasaan atau kewenangan (kepada setiap anggota) yang menjadi unsur utama seseorang menjadi berdaya, sehingga setiap individu memiliki kekuatan untuk menggerakkan semua potensinya dan bertindak atas prakarsa dari dalam dirinya, tidak sekadar menunggu perintah.
Pendistribusian kekuasaan ini merupakan manifestasi dari prinsip dasar yang dianut yakni manusia adalah aset yang paling berharga dalam sebuah organisasi. Manusia dipandang sebagai makhluk yang memiliki potensi yang mampu dikembangkan terus menerus, tidak terbatas serta tidak akan habis karena memiliki sumber dari segala sumberdaya yakni akal dan terutama

BUDI

Konsep ini tidak akan dianut apabila paradigma yang melandasinya memandang manusia sebagai pemilik tenaga fisik saja. Anda akan menjadikan mereka angka yang dapat dijumlahkan, dikalikan, atau dibagi secara linier begitu saja. Para birokrat menyebutnya tenaga kerja. Kemampuannya dihitung berdasarkan besaran kuantitasnya. Konsep buruh adalah cara pandang seperti ini. Sistem perlakuan yang diterapkan pada konsep buruh didasarkan pada paradigma ‘command and control’ atau perintah dan pengawasan. Orang dipandang sebatas leher ke bawah (neck down).

Konsep pemberdayaan juga tidak akan dipilih andai anda hanya memandang manusia sebagai makhluk berakal plus sedikit tenaga. Orang menyebutnya dengan ‘sumber daya manusia’, sekawan dengan sumberdaya yang lain semisal bahan baku, uang, mesin atau peralatan, yang menjadi perangkat penggerak operasi organisasi, sehingga perlu dikelola dengan optimal. Para pengusaha menyebutnya karyawan. Konsep ini masih berlandaskan paradigma command and control dengan tekanan utama pada control-nya karena SDM adalah makhluk yang tidak dapat dipercaya. Prosedur dan peraturan dibuat ketat dan kaku.

Dalam konsep pemberdayaan, manusia dipandang sebagai 'manusia', yang memiliki budi bermuatan nilai-nilai luhur yang mampu menggerakkan akal pintarnya untuk menemukan cara-cara terbaik dan kemudian memerintahkan tubuh untuk bergerak secara optimal. Di dalam konsep pemberdayaan, manusia dilihat sebagai asset utama yang bertindak sebagai subyek penggerak organisasi, bukan sebagai obyek untuk dikelola. Manusia perlu dibimbing dan dipimpin, sekali lagi, bukan dikelola.

CIRI- CIRI PEMBERDAYAAN

Pemberdayaan dapat berjalan dengan baik apabila didukung dengan baik oleh lingkungan atau organisasi yang memberdayakan (empowered organization). Organisasi atau lingkungan yang menyediakan peluang secara luas serta merangsang para pelakunya (manusia) untuk mengembangkan diri dan mengeluarkan seluruh potensi dirinya secara maksimal.

Ciri-ciri organisasi yang memberdayakan antara lain adalah memberikan kesempatan bagi anggotanya untuk:

1. Memperkaya muatan pekerjaan (job content), tidak kaku sebatas deskripsi pekerjaan yang formal.
2. Mengembangkan keterampilan dan pengetahuan untuk dapat menyelesaikan pekerjaan.
3. Merangsang kreativitas dan inovasi.
4. Lebih banyak mengendalikan dan mengambil keputusan atas pekerjaan.
5. Memberikan kepuasan kepada pelanggan.
6. Memelihara orientasi terhadap pasar.

Lingkungan yang demikian akan menjadi lahan subur bagi persemaian pemberdayaan para anggotanya. Orang yang terberdayakan, empowered people, memiliki ciri nyata yakni:

1. Merasa bertanggung jawab
2. Pemecah masalah yang aktif (active Problem Solver)

Adapun tim yang terberdayakan memiliki ciri-ciri:

• Giat bekerjasama untuk memperbaiki kinerja team secara kontinyu.
• Mengejar standar produktivitas yang tinggi.

Peran pemimpin organisasi dan juga team leader sangat vital dalam memfasilitasi terciptanya lingkungan yang memberdayakan serta memimpin anggotanya menjadi empowered dan membentuk team yang terberdayakan.

Pertanyaan yang sering muncul dan bersifat dilematis adalah sejauh mana kebebasan harus diberikan demi peluang menciptakan kreativitas dan apakah pengendalian (control) harus ditinggalkan sama sekali?

Yang perlu diingat pertama adalah tujuan pemberdayaan itu sendiri yaitu memberikan kepuasan pelanggan dengan menciptakan kualitas yang tinggi sehingga pelanggan mendapatkan manfaat sebesar-besarnya. Mengenai manfaat dan nilai tambah, silakan baca juga pembahasannya pada artikel 'Tentang Nilai Tambah'.

Kedua hal itu hendaknya tidak dipandang sebagai dilema tetapi saling melengkapi, karena keduanya memang diperlukan untuk tujuan yang sama yaitu kualitas dan kepuasan pelanggan. Demi kualitas dan kepuasan pelanggan yang tinggi itulah yang menjadi acuan pemberian kebebasan maupun pemberlakuan pengendalian.

Kebebasan diberikan untuk mengejar kreativitas sedangkan pengendalian diberlakukan untuk menjamin kualitas yang tinggi serta pemanfaatan sumberdaya secara optimal mengingat sifatnya yang terbatas. Jadi, persoalannya terletak pada menemukan keseimbangan yang tepat antara keduanya sebagaimana ilustrasi dibawah ini.

11 Kualitas Leader dan Team dalam Krisis

Seri SOBAT - Semua Orang Bisa Hebat - Artikel #062

1. Tenang dan Terkendali.
Menunjukkan sikap tenang dan emosi yang terkendali akan menjadi dasar untuk bertindak secara benar. Leader atau anggota team yang terlihat kehilangan kendali saat krisis terjadi akan mempengaruhi dan menularkan sikapm itu kepada yang lain.

2. Perhatian pada Manusia.
Mengingat Team Yang Hebat menganut kepemimpinan bersama, Leader atau anggota team harus memprioritaskan keperhatiannya pada manusia sebagaimana seorang pemimpin yang baik. Karena kepemimpinan pada hakekatnya adalah soal manusia, dan apakah sedang krisis atau tidak, pemimpin yang baik selalu memberikan fokus pada manusia.

3. Giat Berkomunikasi.
Leader atau anggota Team Yang Hebat menguasai setiap pola komunikasi antara lain: Mendengarkan apa yang dikatakan anggota lain; Menemui sebanyak mungkin orang atau kelompok lain; Memperhatikan rantai aksi dan reaksi di sekitarnya; Mengunjungi secara langsung lokasi krisis; Memberitahu anggota lain apa yang diharapkan selanjutnya dan bagaimana gambaran besar rencana serta apa yang dapat terjadi pada mereka; Bilapun tidak ada kabar baik, akan lebih baik bila tetap memberi tahu apa yang telah dikerjakan ketimbang membiarkan gossip dan ketakutan menyebar tidak terkendali; Menetralisir rumor dan mengelola agenda informasi secara rutin serta faktual.

4. Menetapkan Prioritas.
Sangatlah penting untuk menetapkan dan mengkomunikasikan prioritas sejak awal. Leader atau anggota team perlu menetapkan sejak awal aktivitas apa yang paling berharga bagi seluruh anggota dan kemudian mengerjakannya dengan enerjik.

5. Meletakkan Harapan.
Napoleon Bonaparte menyebut para pemimpin sebagai “agen harapan” terutama saat para anggota diselimuti rasa putus asa. Peran Leader atau anggota Team Yang Hebat, sebagaimana pemimpin yang baik, adalah menciptakan harapan, memperbarui visi, menjadi orang yang optimis, membantu orang lain melihat melampaui kesulitan yang ada, dan membuat mereka bergerak kembali menuju tujuan bersama.

6. Meyakinkan Kembali Pelanggan.
Memberikan kepastian dan meyakinkan kembali pelanggan yang ragu atau terguncang kepercayaannya akibat krisis dengan. menyediakan jaminan yang mereka perlukan.

7. Terlihat Kehadirannya.
Sangatlah penting bagi Leader atau anggota Team Yang Hebat untuk terlihat kehadirannya, agr tidak terkesan menghindar atau melarikan diri dari kesulitan. Orang atau anggota lain perlu melihat dan mendengarkan kita sejak awal dan selama krisis. Bahkan hanya sekadar hadir saja sudah akan meningkatkan moral dan kepercayaan terutama saat-saat yang paling dibutuhkan.

8. Kembali ke Tugas.
Membuat setiap orang segera kembali bekerja juga menjadi prioritas utama. Usahakan agar segera dapat mengembalikan urusan sehari-hari berjalan lagi dengan menetapkan kembali tatanan, yakni suatu pola perilaku dimana orang dapat mulai merasakan produktif lagi, dan kesibukan mereka akan dapat mebuat mereka segera menghilangkan derita akibat krisis.

Usahakan agar segera menetapkan cara baru dalam melakukan pekerjaan dan membantu setiap orang menggunakan metoda baru itu. Ciptakan pula kesadaran baru atas tujuan bersama karena sangat esensial dalam proses pemulihan para anggota, pelanggan, pemasok, dan stakeholder lainnya.

9. Manusiawi.
Leader atau anggota Team Yang Hebat menyadari bahwa situasi “normal” mungkin tidak akan kembali dalam waktu dekat dan orang membutuhkan untuk dihibur, didukung dan dimengerti lebih dari sebelumnya. Hendaknya anda dapat menerima situasi yang tidak produktif dalam jangka waktu yang pendek dan membangun iklim yang suportif agar orang segera dapat memulihkan fokus perhatian dan kinerja mereka.

Sebagai orang yang berbelas kasih, anda dapat membantu menurunkan tingkat stres orang dengan memfokuskan mereka pada masa depan bukan masa lalu, serta dengan mengarahkan usaha mereka pada hal-hal yanag dapat dikerjakan untuk mencapai hasil dalam jangka pendek.

Leader atau anggota Team Yang Hebat haruslah kuat dan mengilhami, sehingga secara psikologis meyakinkan orang lain dan mereka dapat merasakan bahwa anda ikut berbagi merasakan penderitaan mereka.

10. Fokus pada Tindakan.
Leader atau anggota Team Yang Hebat cepat mengetahui dan menerima kenyataan baru, dan cepat pula fokus untuk mengambil tindakan yang membuahkan hasil terbaik. Mereka tahu orang-orang disekitarnya ingin segera melihat tindakan.

Lakukan pertemuan untuk mengumpulkan fakta, membuat rencana, mengaambil keputusan, dan laksanakan dengan melibatkan semua anggota. Pelibatan ini akan akan membuat mereka merasa berguna.

Selain itu, kenalilah aktivitas-aktivitas yang perlu disesuaikan dengan situasi baru. Dan jangan lupa pula memberikan pujian dan penghargaan kepada orang-orang yang secara spontan berinisiatif atau menonjol dalam bertindak dengan berani atau inovatif selama krisis. Tampung dan pupukalah semangat mereka yang berkobar dan tawarkan bantuan konseling untuk mempercepat kemampuan mereka menghilangkan trauma. Dari sini tugas anda selanjutnya adalah menciptakan momentum baru yang kuat.

11. Membangun ‘Kesatuan Jiwa’.
Kualitas terakhir yang harus anda miliki sebagai Leader atau anggota Team Yang Hebat adalah persaudaraan. Sangat penting untuk membangun ikatan emosi bersama dengan melayani keinginan orang untuk memiliki rasa kepemilikan dan ‘kesatuan jiwa’ demi menggantikan yang telah hilang akibat krisis.

Antara Tugas dan Cinta

Seri SOBAT - Semua Orang Bisa Hebat - Artikel #061

Sebagai anggota team dan terutama sebagai team leader maupun fasilitator, anda hendaknya memperhatikan secara sama pentingnya dua kesibukan lain yakni TUGAS yang harus dikerjakan serta MANUSIA sebagai subyek pelakunya.

Setiap pekerjaan, terutama dalam kerjasama team, selalu terkandung kedua aspek itu:

Team yang hebat selalu memperhatikan kedua aspek itu secara serentak, tidak mendahulukan salah satu diantaranya. Bahkan pada awal kehidupannya, team lebih banyak mengelola aspek manusianya baru kemudian tugas dapat dijalankan dengan baik.

Penting disini dibahas mengingat hasil observasi dan pengalaman di berbagai bidang pekerjaan menunjukkan adanya ketimpangan dalam memperlakukan kedua aspek itu. Para eksekutif dan manager muda cenderung terpaku pada persoalan menyelesaikan tugas sesegera mungkin namun kurang memiliki sensitivitas atau perhatian (caring) yang dibutuhkan oleh rekan kerja atau anak buah mereka.

Berbagai penelitian mengungkapkan bahwa para pekerja dan eksekutif muda memiliki kepandaian, pengetahuan, keterampilan, pengalaman, semangat kerja dan ambisi yang tinggi, namun kurang memiliki empati. Akibatnya mereka sangat percaya diri namun tidak terampil membangun kerjasama team. Ini tampak jelas saat menghadapi dead line atau ketika krisis datang menerpa mereka.

Krisis sering datang tanpa permisi, tanpa tanda-tanda, dan muncul tanpa memberi kesempatan bersiap diri. Ibarat kita masuk ke sebuah rung di malam hari dan lampu penerang tiba-tiba padam. Kita akan kehilangan orientasi dan arah, informasi menjadi simpang siur, tidak ada pegangan yang pasti untuk melangkah. Dalam hal demikian, karakter asli seseorang yang sudah menjadi kebiasaannya akan muncul sebagai respons. Jika tidak terbiasa berempati, anda tentu dapat membayangkan sikap dan perilaku seperti apa yang akan muncul.

Sebagai anggota team yang hebat, anda akan bereaksi lain pada saat krisis menghantam. Dalam penanganan tugas anda menunjukkan ketegasan (decisiveness) bertindak diimbangi dengan sensitivitas tinggi terhadap rekan team anda.

Ketegasan bertindak diperlihatkan dalam bentuk:

* Pengambilan keputusan yang cepat dan tepat, berdasarkan data yang ada.
* Fokus keluar, yakni bagaimana anggota team mempengaruhi lingkungan eksternal.
* Mendahulukan tindakan-tindakan stabilisasi, agar lingkungan segera kembali stabil.


Sedangkan sensitivitas ditunjukkan melalui :

* Empati untuk menghilangkan penderiataan anggota team.
* Mengembalikan keadaan emosional anggota sehingga mereka dapat kembali kompeten dan menjadi anggota yang kontributif lagi.
* Fokus kedalam, yakni bagaimana membantu anggota lain di dalam team.
* Mendahulukan tindakan stabilisasi empati unyuk memulihkan jiwa anggota.

Adapun kualitas sikap anggota Team Yang Hebat dan juga hendaknya harus dimiliki oleh para leader dalam menghadapi suatu krisis dicirikan dalam 11 poin berikut ini:

1. Tenang dan Terkendali
   
2. Perhatian Pada Manusia
3. Giat Berkomnikasi
4. Menetapkan Prioritas
5. Meletakkan Harapan
6. Meyakinkan Kembali Pelanggan
7. Terlihat Kehadirannya
8. Kembali Ke Tugas
9. Mansiawi
10. Fokus Pada Tindakan
11. Membangun Kesatuan Jiwa
    

Bahasan masing-masing butir diatas akan dtuangkan dalam artikel 11 Kualitas Leader Dalam Krisis.

Godaan Terbesar Dalam Perubahan

Seri SOBAT - Semua Orang Bisa Hebat - Artikel #060

“Tinggalkan kesenangan anda pada orang lain, dan cobalah yang baru!”
HIG

Pertanyaan yang sering muncul dalam kenyataan keseharian kita, di lembaga maupun organisasi yang kita geluti, tentang upaya-upaya untuk melakukan perubahan yaitu mengapa perubahan tidak kunjung terwujud secara nyata, meskipun telah dicanangkan gerakan perubahan disertai dengan berbagai program kegiatan berdasarkan pada perencanaan yang matang, serta didukung sumber daya yang cukup? Meskipun telah pula mempersiapkan Formula Team Hebat dan Grand scenario sebagaimana dipaparkan pada artikel-artikel terdahulu?

Pengalaman menunjukkan bahwa lebih dari 80 % upaya-upaya perubahan menemui kegagalan terutama karena terhenti di tengah jalan. Meskipun telah berbekal dan dibekali dengan pemahaman yang cukup mengenai segala hal yang berhubungan dengan proses perubahan ataupun transformasi, kenyataan di lapangan dapat sangat membingungkan, membuat canggung ataupun dilematis. Sebenarnya itu bukan berita buruk, melainkan hanya sebuah proses biasa dalam menguji pemahaman yang telah dimiliki untuk menjadi lebih mendalam penghayatannya.

Harap diingat bahwa antara tahu atau paham dengan praktek nyata terdapat jurang besar yang disebut KETERAMPILAN. Dan keterampilan hanya dapat dikuasai dengan berkali-kali mencobanya. So, don’t quit so soon, buddy!


GODAAN TERBESAR
Godaan terbesar di dalam menjalankan suatu proses perubahan adalah pekerjaan rutin anda, yang akan dapat menciptakan dilema dan berujung pada terhentinya usaha-usaha perubahan. Perhatikanlah gambar ini yang terdapat dalam artikel "Menyiasati Hukum Alam".

Pada gambar tersebut Masa Kepompongisasi disebut sebagai Masa Transisi.
Pada Masa Transisi itu, proses perubahan dari kurva kehidupan yang pertama (ulat) ke kurva yang kedua (kupu-kupu) terdapat dua kesibukan yang berjalan simultan : pekerjaan rutin (garis merah) dan pekerjaan perubahan (garis hijau).

Godaan terberat kita adalah pekerjaan rutin yang sering dituntut oleh lingkungan dan pimpinan agar segera diselesaikan. Sementara disisi lain kita telah berkomitmen untuk membuat perubahan. Dua kesibukan di waktu yang bersamaan ini sering sangat dilematis.

4 Prasyarat Sukses - Lanjutan

Seri SOBAT - Semua Orang Bisa Hebat - Artikel #059

Pergeseran Paradigma
Pergeseran Paradigma, adalah prasyarat yang tidak boleh diabaikan. Untuk mampu melihat perspektif lain, lalu memunculkan ide-ide baru untuk melakukan terobosan, serta melakukan penataan sistem maupun prosedur yang diperlukan dalam proses transformasi, orang harus menggeser paradigma yang dianutnya selama ini.

Dan untuk mampu menggeser paradigma, diperlukan sikap keterbukaan terhadap pengaruh dari luar dirinya, bukan menutup diri karena takut terpengaruh. Kita harus mau dipengaruhi dan belajar menerima sesuatu tanpa membentengi diri dengan kecurigaan yang berlebihan atau tanpa alasan.

Disamping itu, menggeser paradigma juga berarti mau mempelajari hal-hal baru serta tidak bersikap dogmatis (meyakini tanpa syarat dan tidak akan bergeser sedikitpun) terhadap suatu pemahaman. Sikap dogmatis akan membelenggu pola pikir seseorang sehingga akan membawanya kepada keumpuhan paradigma.

Cara lain untuk menggeser paradigma juga dapat ditempuh dengan mengurangi rutinisme secara drastis, tidak mempertahankan status quo serta berani mencoba cara baru.

Anda bisa berlatih menggeser aradigma anda dengan mengikuti Uji Paradigma di situs ini Paradigma Baru.


Standar Kinerja Tinggi
Standar Kinerja Tinggi, adalah prasyarat ke empat yang menentukan keberhasilan proses transformasi. Ingat bahwa hasil akhir proses transformasi adalah perbedaan yang totalitas dibandingkan dengan kondisi sebelumnya, dan hal itu hanya dapat dimungkinkan dengan cara menetapkan standar-standar pencapaian yang tinggi pada semua aspek.

Standar pencapaian yang tinggi akan memaksa kita mencari cara-cara baru yang belum pernah digunakan. Juga akan memaksa kita meninggalkan pola-pola hidup dan cara berpikir (paradigma) kita yang lama. Ini berarti penetapan standar kinerja yang tinggi tidak perlu mensyaratkan kondisi sebelumnya, toh itu yang harus ditinggalkan. Silakan baca lagi: "jangan Belajar Dari Pengalaman" karena sebenarnya Pengalaman adalah Musuh dari hebat.

Anda tidak perlu terpaku pada sumber daya atau modal yang ada ditangan, untuk menetapkan target yang tinggi. Yang diperlukan hanyalah nyali yang hebat sebagaimana diuraikan dalam Nyali Bintang.

Bila anda masih menyangsikannya, mari kita simak contoh berikut ini, dan ingatlah bahwa semangat SOBAT adalah menegaskan bahwa Tuhan itu Adil. Seorang anak tukang becak tentu tidak diharamkan memiliki bahkan mencanangkan niatnya untuk menjadi presiden negara ini. Mustahilkah itu? Jawabanya “TIDAK..!!” Sebab bila tidak demikian, tentu Tuhan tidak adil, karena tidak memberikan kesempatan yang sama bagi umatnya.

Persoalannya hanya terletak pada bagaimana ia akan mencapainya. Bila ia mengikuti pola pikir, cara hidup, cara belajar dan sebagainya sebagaimana ayahnya atau lingkungan disekitarnya, maka ia akan menjadi tukang becak juga atau lebih baik sedikit dari itu seperti menjadi bos tukang becak, sopir bis, atau sejenisnya.

Namun bila ia mampu melepaskan diri dari cara hidup yang biasa dianut keluarga dan lingkungannya dan kemudian menemukan cara berpikir dan cara hidup yang berbeda sekali yang kemudian mampu mengembangkan dirinya dan masuk ke jalur yang memungkinkannya berkembang lebih jauh lagi, hal itu menjadi tidak mustahil.

4 Prasyarat Sukses

Seri SOBAT - Semua Orang Bisa Hebat - Artikel #058

Prasyarat adalah sesuatu yang mutlak harus tersedia sebelum syarat-syarat ditetapkan. Ini berarti prasyarat jauh mendahului sebuah aktivitas, bahkan sebelum perencanaan aktivitas disusun, dan bersifat “one or zero”. Dia harus ada atau bila tidak, aktivitas itu tidak perlu dilakukan sama sekali. Ibarat anda ingin menanam beberapa batang pohon mangga, maka prasyaratnya anda harus memiliki sebidang lahan tanah. Tanpa itu, lupakan saja keinginan anda itu. (anda toh belum dapat menanam beberapa pohon mangga secara hydrophonic). Sedangkan syaratnya antara lain tanahnya cukup subur atau bibitnya bagus, dan lain-lain.

Di dalam proses transformasi, terdapat empat prasyarat sukses yakni :

 Rasa Kedaruratan
 Komitmen
 Pergeseran Paradigma
 Standar Kinerja Tinggi

Mari kita bahas masing-masing butir diatas.

Rasa Kedaruratan
Rasa kedaruratan (sense of urgency) seperti telah dijelaskan pada Stepping Stone terdahulu, merupakan prasyarat pertama yang harus dimiliki dengan jalan membentuknya secara taktis. Ada beberapa langkah yang dapat dipakai untuk membangkitkan rasa kedaruratan orang lain atau diri sendiri.

Pertama, hadapkan diri dengan kenyataan yang sesungguhnya. Banyak diantara kita yang sebenarnya tidak berani menghadapi kenyataan yang sebenarnya terjadi dengan menipu diri seakan-akan tidak melihatnya, mengindarinya, menghibur diri atau meyakinkan dirinya bahwa tidak terjadi sesuatu yang perlu dicemaskan. Tunjukkan fakta dan data, bukalah mata dan hati, dan salami makna yang terkandung didalamnya, biarpun sakit. Karena pedih itu yang harus dirasakan.

Kedua, berikan tantangan apa yang akan terjadi apabila keadaan diatas tetap diabaikan, atau dibiarkan berlanjut. Orang umumnya mulai terbuka mata dan hatinya – juga karena takut - jika mengetahui akibat yang lebih parah akan menimpanya.

Ketiga, ciptakan krisis sebagai terapi kejut dengan membenturkannya pada beberapa kesulitan kecil berupa miniatur bencana bila terus mengabaikannya. Orang akan mengalami ‘shock’ dan mulai bertanya, mengeluh, mengomel dan mungkin memprotes. Namun itu berarti mereka mulai memperhatikannya.

Keempat, berbicara dengan para pihak yang tidak puas, entah itu pelanggan, karyawan, anggota tim, regulator atau stakeholder lainnya. Ketidak-puasan mereka berupa keluhan, omelan dan protes mereka dapat menyadarkan kita bahwa sesuatu yang salah tengah terjadi.

Kelima, kurangi rasa puas diri berlebihan (complacency) dengan memotong berbagai kemewahan yang diberikan selama ini sebagai hasil dari kesuksesan yang telah dicapai. Seperti halnya terapi kejut, inipun akan menimbulkan perhatian bahwa sesuatu telah terjadi.

Keenam, pelajari masalah yang ada. Dengan tekun mempelajarinya secara mendalam, segala aspek dari suatu masalah berikut dampak dan akibatnya akan kita pahami dan kenali. Sesuatu yang tampak biasa bagi orang awam akan menjadi menjadi berbeda dalam kaca mata orang yang mempelajarinya secara mendalam. Para pakar tertentu dapat menerjemahkan berbagai macam aspek aspek yang terkandung dalam bidang persoalan tersebut.

Komitmen
Komitmen, sekali lagi tentang komitmen. Seperti diuraikan pada nilai-nilai SOBAT betapa komitmen memegang peranan sangat penting bahkan menjadi unsur utama dalam nilai integritas, disini komitmen bahkan menjadi prasyarat berhasilnya proses transformasi.

Kesungguhan tekad atau komitmen dapat anda ukur dengan melihat besarnya alokasi sumberdaya, ketauladanan dan keuletan, penempatannya sebagai prioritas, penunjukan ataupun penyediaan orang yang kompeten, serta konsistensi dalam merinci dan memonitor tindak lanjutnya. Lihat juga lampiran 1 buku "Semua Orang Bisa Hebat". Tanpa adanya komitmen yang tinggi proses transformasi niscaya akan layu sebelum berkembang.

(Bersambung disini)

Stepping Stone - Lanjutan

Seri SOBAT - Semua Orang Bisa Hebat - Artikel #057

Jelas Tujuan
Sebagaimana telah dibahas pada artikel Sense of Purpose atau Sadar Tujuan, kejelasan atas arah dan tujuan transformasi menjadi hal yang kritis untk berhasilnya proses transformasi. Lihat pada Categories Pilar disini.

Betapapun baiknya momentum yang dimiliki serta kesadaran akan keadaan darurat yang sedang dihadapi, akan muncul keragu-raguan ataupun keengganan apabila orang tidak atau belum memperoleh kejelasan tentang arah maupun tujuan perubahan, sementara mereka telah tahu akan sangat merepotkan mereka. Orang akan cenderung memilih untuk menunggu alternatif lain (sambil berdoa) bila harus ikut terlibat mencari jalan keluar dari krisis.

Koalisi Yang Baik
Hal yang tidak kalah pentingnya adalah membangun koalisi dengan berbagai pihak sebanyak mungkin. Semakin banyak yang bergabung dengan gerakan ini semakin besar gema dan daya dorongnya, sebaliknya semakin berkurang hambatan yang berupa resistensi atau penolakan.

Dalam tim yang kecil tentu tidak diperlukan membangun koalisi dengan berbagai pihak selain menggalang seluruh anggota untuk ikut berpartisipasi, namun organisasi yang besar, penggalangan kekuatan dengan berbagai unsur penting yang mewakili bermacam kepentingan sangatlah besar pengaruhnya terhadap keberhasilan proses transformasi.

Paran tokoh formal maupun orang-orang yang berpengaruh hendaknya dijadikan target utama dalam membentuk koalisi. Mereka dapat menjadi corong dan pendorong bagi kelompoknya. Disamping itu juga unsur-unsur yang memiliki dan menguasai akses informasi. Mereka sangat bermanfaat jika bergabung dalam koalisi transformasi karena dengan kekuatan informasinya mereka akan menjadi agen perubahan yang efektif.

Bersih Hambatan
Batu pijakan yang kelima adalah tiadanya hambatan dalam proses transformasi. Yang dimaksud dengan hambatan disini adalah sistem dan prosedur yang menghambat gerak dari proses transformasi. Biasanya sistem dan prosedur tersebut bersifat rumit, kaku, lambat serta tidak responsif.

Sistem dan prosedur seperti ini akan segera mematikan semangat dan motivasi untuk terus melakukan perubahan atau terobosan-terobosan karena terkendala oleh hal-hal yang bertolak belakang dengan sifat perubahan itu sendiri. Orang akan merasa ditipu karena tidak adanya konsistensi antara niat untuk merubah dengan sarana-sarana tersebut.

Penghilangan hambatan dilakukan dengan penataan kembali sistem dan prosedur atau jamak disebut dengan re-engineering atau bahkan menggantikan sama sekali dengan yang baru agar menjadi lebih sederhana, cepat, fleksibel, dan responsif terhadap dinamika perubahan dan terobosan yang diperlukan. Dengan begitu, ide-ide terobosan mendapatkan saluran yang memungkinkan terjadinya perubahan.

Raih Kemenangan-Kemenangan Kecil
Perlu diingat bahwa buah proses transformasi adalah perubahan yang besar, radikal dan menyeluruh. Dan itu mustahil didapat seketika. Sering bahkan memerlukan waktu yang relatif lama pada tugas-tugas perencanaan dan pekerjaan-pekerjaan persiapan lainnya, yang hasilnya tidak kasat mata.

Godaan terbesar yang dapat mematikan proses transformasi adalah ketidak-sabaran melihat hasil nyata. Orang segera mengira bahwa perubahan tidak (pernah) terjadi, tidak membawa hasil.

Oleh karena itu perlu disusun dengan taktis hasil-hasil nyata, betapapun itu kecil, yang direncanakan untuk diraih dari waktu ke waktu. Disebut dengan taktis, karena tidak sembarang hasil boleh dimasukkan dalam susunan itu, melainkan hasil-hasil yang mengarah dan memacu pencapaian berikutnya, terakumulasi menuju terjadinya transformasi yang diharapkan.

Setiap kali berhasil mencapai sebuah hasil kecil hendaknya dirayakan sebagai keberhasilan melangkah setindak demi setindak, menghargai jerih payah sendiri. Ini akan menjaga dan mendorong semangat untuk terus melangkah. Perubahan memang harus selalu diisi dengan bahan bakar semangat dan motivasi, yang cepat menjadi boros bila tidak dilumuri dengan perayaan keberhasilan sebagai penggugah semangat.

Stepping Stone

Seri SOBAT - Semua Orang Bisa Hebat - Artikel #056

Proses transformasi memerlukan landasan yang kuat untuk berpijak sebelum melangkah lebih maju. Tanpa landasan tersebut niscaya gerak proses transformasi menjadi lambat, terhambat atau bahkan mandeg ditengah jalan. Oleh karena itu landasan-landasan itu berfungsi sebagai batu pijakan (stepping sone) dan menjadi syarat yang harus dipenuhi sebelum melangkah lebih jauh.

Sebagaimana telah ditulis pada artikel-artikel terdahulu, dalam proses transformasi paling tidak ada enam batu pijakan yang perlu dibangun yaitu :

1. Raih Momentum (Gain Momentum),
2. Rasa Kedaruratan (Sense of Urgency),
3. Jelas Tujuan (Clear Vision),
4. Koalisi Baik (Good Coalition),
5. Bersih Hambatan (Clear Obstacle) serta
6. Raih Kemenangan Kecil (Gain Small Wins).

Mari kita bahas satu persatu point-point diatas karena sangat penting.

Raih Momentum
Momentum yang tepat menjadi salah satu kunci keberhasilan sebuah proses transformasi, mengingat upaya ini memerlukan keterlibatan dari berbagai pihak dan banyak orang. Momentum diartikan sebagai saat dimana terdapat situasi dan kondisi yang mampu memberikan daya dorong yang kuat bagi upaya transformasi.

Momentum hendaknya dicari atau diciptakan. Oleh karena itu perlu direncanakan dan direkayasa dengan cermat dan baik. Termasuk didalamnya adalah waktu, maka pilihlah waktu yang tepat terutama ketika kondisi dan situasi sudah memungkinkan, jangan biarkan momentum itu terlewatkan dengan sia-sia.

Beberapa hal yang dapat menunjang momentum yang baik antara lain :

1. Menarik perhatian
2. Terciptanya semangat dan greget perubahan
3. Heboh dan menggemparkan
4. Mengundang rasa ingin tahu dan penasaran
5. Menimbulkan rasa gemas dengan keadaan saat itu, ststus quo
6. Tersedia dan terkumpulnya sumberdaya
7. orang merasa tidak sendiri, tahu banyak orang sehati dengan mereka.


Rasa Kedaruratan
Rasa kedaruratan (sense of urgency) merupakan salah satu prasyarat berhasilnya proses transformasi. Tanpa ini orang tidak akan merasa perlu mengambil resiko dan bersusah payah untuk melakukan perubahan. Pada umumnya rasa kedaruratan akan muncul apabila orang menghadapi dan mengalami krisis secara langsung. Namun celakanya, orang sering tidak sadar ketika sedang menghadapi krisis hingga situasinya sudah terlambat dan membawa kerugian yang besar.

Suka atau tidak, kerugian atau penderitaan adalah motivator yang ampuh untuk melakukan perubahan. Bahkan Stephen Covey penulis Seven Habits yang terkenal itu berkata, “saya pikir sumber utama perubahan personal adalah derita….”. Jika anda tidak merasa menderita, tidak akan ada cukup motivasi untuk berubah.” Itulah sebabnya perlu dilakukan upaya-upaya yang keras untuk menciptakan kesadaran dan rasa kedaruratan sebelum segalanya menjadi kadaluarsa. Bila perlu dengan menciptakan krisis atau penderitaan yang dirancang untuk penyadaran itu.

Penciptaan rasa kedaruratan dilakukan untuk memaksa orang keluar dari zona kenyamanan (Comfort Zone) yang meninabodokan serta memasung dirinya di dalam baju zirah yang sesungguhnya membenamkan ke dasar laut. Orang didorong untuk menghadapi kesulitan baru, kerja keras, belajar dan berlatih lagi, mengatasi ketakutan dan ketidakpastian baru, kecanggungan dan rasa pedih lagi. Suasana tidak nyaman ini akan mendorong orang untuk keluar dan mengatasinya. Bila berhasil ia akan memiliki kepuasan yang lebih besar dengan zona kenyamanan baru yang lebih luas pula.

(Bersambung disni)

Tahap-Tahap Transformasi

Seri SOBAT - Semua Orang Bisa Hebat - Artikel #055

Proses transformasi memerlukan waktu dan tidak dapat dicapai dengan mengerjakan seluruh aktivitas sekaligus. Untuk itu diperlukan pentahapan dalam skala waktu yang disusun secara logis dan sistematis untuk mencapainya.

Banyaknya tahap dalam proses transformasi dapat bervariasi sesuai kebutuhan. Disini pembagian tahap diselaraskan dengan hukum alam yakni 4 tahap dimulai dengan Tahap Sadar atau Bangkit (awakening) dimana anggota organisasi / tim digugah dahulu untuk sadar dari keterlenaannya selama ini, baru kemudian dapat diajak ke Tahap Bergiat (active) melakukan perubahan.

Bila sudah mulai aktif melakukan kegiatan-kegiatan perubahan, maka akan ditemui banyak kekurangan dan hambatan, sehingga akan (dibaca : harus) timbul ide-ide untuk merubah atau memperbaikinya. Disinilah muncul berbagai langkah terobosan (breakthrough), sehingga fase ini disebut Tahap Terobosan.

Perbaikan dan penataan berbagai hal akan membuat landasan yang memudahkan tim bergerak meniti perubahan dan perbaikan berikutnya (Paving the Way), setapak demi setapak namun terus meningkat hingga akhirnya tercapai hasil akhir.

Tahap 1 : Sadar

Tahap pertama ini sangat penting untuk menggugah kesadaran anggota organisasi/tim sebelum mereka diajak berubah. Keberhasilan membangkitkan kesadaran pada tahap ini sangat menentukan keberhasilan tahap-tahap selanjutnya dan proses transformasi itu sendiri. Oleh karena itu tahap ini mutlak harus dilakukan dan menjadi tahap yang pertama.

Tahap penyadaran ini dikatakan berhasil apabila ditandai dengan tercapainya hal-hal berikut ini :

1. Sosialisasi tentang perlunya berubah secara transformasional telah selesai dilakukan.
2. Anggota paham perlunya perubahan secara Transformasional
3. Anggota sadar perlunya berubah secara : Mendasar, Strategik, Menyeluruh
4. Pendefinisian Kurva Kedua : Visi Organisasi / Tim di masa depan
5. Semua nggota mengerti dan menguasai Formula : 3 - 6 - 3 - 4
6. Modul perubahan telah siap

7. Pergeseran Paradigma individu telah dimulai

Tahap 2 : Giat

Tahap untuk bergiat ini dikatakan berhasil apabila ditandai dengan tercapainya hal-hal berikut ini :

1. Agenda aktivitas dan Tahapan perubahan telah dirumuskan beserta Rencana Tindak lanjutnya
2. Standard Perilaku anggota telah dirumuskan
3. Modul Pendidikan & Pelatihan Building Culture lengkap
4. Infrastucturing dimulai, pengkajian ulang semua prosedir dan proses.
5. Tekad & Komitmen pimpinan dan anggota teruji dan terbukti

Tahap 3 : Terobosan

Tahap untuk menciptakan terobosan dan perbaikan sistem ini dikatakan berhasil apabila ditandai dengan tercapainya hal-hal berikut ini :

1. 20% polpulasi menjadi agen perubahan
2. Penataan infrastruktur telah lengkap, penataan & penyingkiran hambatan gencar dilakukan
3. Lingkungan kerja kondusif dengan asas : cepat, mudah, sederhana, fleksibel, dan tanggap
4. Banyak ide/ terobosan baru muncul
5. Koalisi yang besar dan kuat terbentuk
6. Pelatihan-pelatihan gencar dilakukan

Tahap 4 : Meniti Jalan

Tahap paving the way ini dikatakan berhasil apabila ditandai dengan tercapainya hal-hal berikut ini :

1. Citra Tim Berkinerja hebat mulai terbentuk
2. Mulai dipandang sebagai sebuah tim yang unggul dilingkungannya
3. Menjadi tempat yang istimewa untuk berkarya
4. Bagi pebisnis, dipandang sebagai tim yang baik untuk berbisnis

5. Bagi investor dipandang sebagai tempat yang baik untuk berinvestasi karena menhasilkan pengembalian modal dan keuntungan yang cepat ( Good Returns ).